提出書類には添え状を付ける

　就職活動では、履歴書やエントリーシートなどの応募書類を志望する企業に、郵送する機会が良くあります。この場合、書類だけを封筒に入れて送るのはお勧めしません。必ず「添え状」を同封するようにしましょう。

添え状とは、書類に添付する挨拶文の事で、「差出人を分かりやすくする」、「送付する目的を相手に知らせる」、「どのような種類の書類を送ったのか相手に伝える」などと言った役割があります。

本来、どのような種類の書類でも、郵送する場合は添え状を付けるのがマナーです。郵送時に同封されていないと、「失礼な人だ」「常識が無い」と受け取られても仕方がありません。

勿論、添え状を入れる場合は一般的なマナーを守った内容の添え状にする必要があります。内容を考えず、単に入れただけでは、返って印象が悪くなってしまう可能性も有りますので、注意してください。

面接後のお礼状で好印象に

　添え状以上に、忘れられがちなマナーに、面接後のお礼状送付があります。忙しい時間を割いてくれた人事担当者に、感謝の気持ちを伝える物です。
お礼状は必須、と言うわけでもありません。送らない学生も多いので、マナー違反と取られる心配は少ないでしょう。

しかし、全員が送る訳ではないだけに、送る事により印象をアップするプラスの効果が期待できます。「感謝をアピールしたい」「志望する企業に少しでも強くアピールしたい」と言うような方は、お礼状を送る事をお勧めします。

添え状の書き方

　添え状には、次の様な要素を盛り込ましょう。パソコンを使い、送付する書類と同じサイズの用紙にプリントアウトすると良いでしょう。手書きする場合は、白い便箋に縦書きする事をお勧めします。もし、誤字脱字など有った場合は、修正せず最初から書き直すようにしてください。

●日付　右上に記載
●宛先　日付の下、左側に、会社名、部署、担当者を記載。省略しない事。担当者名には「様」をつける。担当者名が不明な場合には、「採用ご担当者様」と記載。
●差出人　大学名、学部名、学科名、氏名（読みにくい場合はフリガナ）、住所、連絡先（電話番号、携帯電話番号、メールアドレス等）
●表題　「応募書類のご送付」など
●本文　頭語と結語、時候の挨拶、簡単な自己紹介、書類を送る旨を記載。
●記書き　相手に確認して欲しい内容を分かりやすく記す方法で、ビジネス文書では一般的な表現。中央に「記」、その下に箇条書きで送付書類を記載、右下に「以上」。

志望する企業宛に書く文章ですので、頭語と結語は「前略･草々」ではなく、「拝啓･敬具」を使い、丁寧さを表現しましょう。折れ曲がらない様に応募書類と共にクリアファイルに入れ、封筒で送ります。

お礼状の書き方

　お礼状は何かに添えるものではなく、それ自体を送るものです。一般的な手紙のマナーに則って書けば間違いはありません。郵送する場合は手書きが一般的です。

●本文　頭語の後一行空けて時候の挨拶、簡単な自己紹介、面接の内容に触れてお礼の言葉、今後の選考に関する意気込み等。最後に「益々のご発展をお祈り申し上げます」などの言葉、結語はやはり一行空けて本文の左下に記載。
●日付　結語の後一行空けて二文字分、文字の位置を下げ日付を記入。
●差出人　大学名、学部名、学科名、氏名（読みにくい場合はフリガナ）、住所、を記載
●宛先　差出人の後一行空けて、文頭に、会社名、部署、担当者を記載。省略しない事。担当者名には「様」をつける。

メールでのお礼も大丈夫

　お礼状は、メールで送っても構いません。その場合、ビジネスメールのマナーに則ってメールを書くようにしましょう。

件名欄には「本日の面接のお礼　●●大学○○」と、用件と送り主が分かるタイトルを入れます。最初に宛名（社名、部署名、氏名）を入れ、本文を記入します。面接や説明会の内容に触れ、今後の意気込み等を語ると印象アップが狙えます。
署名欄には氏名や所属、連絡先などの情報を全て記入するようにしましょう。

まとめ

　就活に必要な、添え状･お礼状の基本的なノウハウについてご紹介しました。こういったマナーは、就職した後や、他の社会生活をしていく上で必要な物です。きちんと身に付けて今後の生活に活かすようにしましょう。